عبدالله عبدالرحيم سنكر: وش يحتاج مكتب المحاماة رقمياً؟

مكاتب محاماة كثيرة تبدأ التحوّل الرقمي من المكان الغلط: تشوف عرض نظام فيه خمسين ميزة، تنبهر، تشترك، وبعد شهرين يرجع الكل للإكسل وقروب الواتساب. عبدالله عبدالرحيم سنكر بنى منصة «ياء» لإدارة مكاتب المحاماة، والسؤال اللي يسبق الميزات عنده: وش اللي يضيع في المكتب اليوم؟ هذا تحليل احتياجات تقدر تطبّقه على مكتبك قبل ما تختار أي نظام.

ابدأ من الأشياء اللي تضيع

في أغلب المكاتب، الخسارة ما تكون في القضايا الكبيرة، تكون في التفاصيل اللي بينها:

• موعد جلسة انكتب في دفتر محامي واحد، وغاب المحامي.
• مستند مهم موجود في جوال أحد الموظفين، مو في ملف القضية.
• فاتورة طلعت ونُسيت متابعتها، أو أتعاب اتفق عليها شفهياً وما انسجلت.
• عميل يتصل كل يومين يسأل «وش صار في قضيتي؟» والسكرتير ما عنده جواب.

كل بند في هالقائمة احتياج حقيقي. والنظام اللي ما يحل هالأربعة، ما يهمك وش يسوي غيرها. وقبل ما تكتب قائمتك، اسأل كل موظف لحاله، لأن صاحب المكتب يشوف المشاكل من فوق، والسكرتير يشوفها من تحت.

مين بيستخدم النظام؟ كل دور له احتياج

خطأ شائع إن النظام ينختار على ذوق صاحب المكتب بس. الواقع إن خمسة أطراف يلمسونه يومياً، وكل واحد يبي شي مختلف:

• الشريك أو صاحب المكتب: نظرة عامة على القضايا المفتوحة، والجلسات القادمة، والمستحقات المتأخرة.
• المحامي: ملف القضية كامل في مكان واحد، وتنبيه بجلساته، ومهامه هو بس.
• الإداري أو السكرتير: إدخال سريع للمواعيد والمستندات، بدون ما يدوّر في قوائم.
• المحاسب: فواتير مرتبطة بالقضايا والعملاء، وحالة السداد واضحة.
• العميل نفسه: يعرف آخر تطور في قضيته بدون ما يتصل.

والعميل بالذات احتياجه بسيط وواضح، بس المكاتب تنساه لأنه مو موظف عندها. ومع إنه ما يدخل بيانات، جزء كبير من ضغط الاتصالات اليومي يجي من غيابه عن الصورة.

السرية مو ميزة إضافية

في مكتب المحاماة، صلاحيات الوصول احتياج أساسي، مو تحسين. مو كل موظف لازم يشوف كل قضية، والعميل لازم يشوف قضيته هو فقط. واسأل أي مزوّد ثلاثة أسئلة: وين تُحفظ البيانات؟ ومين يقدر يوصل لها؟ وكيف تطلع بياناتك معك لو قررت تترك النظام؟ إذا ما عنده أجوبة واضحة، هذي إشارة كافية. وفكّر بعد في سجل النشاط: لو انعدّل موعد جلسة أو انحذف مستند، هل تقدر تعرف مين سوّاها ومتى؟ في مكتب محاماة، هالسؤال ممكن يصير مهم جداً في يوم من الأيام.

وش يلزم في أول يوم، ووش ينتظر؟

المكتب اللي يحاول يرقمن كل شي مرة وحدة، غالباً يتعثر. الترتيب اللي ينجح:

• أولاً: القضايا والجلسات. هذا قلب المكتب، وأي شي ثاني يرتبط فيه.
• ثانياً: الفواتير والأتعاب، لأنها مربوطة مباشرة بالقضايا والعملاء.
• ثالثاً: بوابة العميل، بعد ما تكون البيانات داخل النظام نظيفة ومحدّثة. البوابة اللي تعرض بيانات قديمة تضر أكثر من غيابها.
• بعدين: التقارير التفصيلية والأتمتة والتكاملات.

والانتقال نفسه يحتاج خطة: لا تحاول تنقل أرشيف سنوات في أسبوع. ابدأ بالقضايا المفتوحة، وخلّ المغلقة تنتقل على مهل أو تبقى في أرشيفها القديم.

وانتبه إن أي نظام داخلي ما يغني عن المنصات الرسمية مثل ناجز. دوره إنه يرتّب شغل المكتب نفسه حولها: مين مسؤول عن وش، ومتى، ووش المطلوب في كل قضية.

كيف تجرّب أي نظام قبل ما تلتزم؟

العرض التوضيحي اللي يقدّمه المزوّد مصمم يبيّن أحسن ما عنده. التجربة الحقيقية شي ثاني:

• أدخل قضية حقيقية واحدة من أولها: بيانات العميل، والجلسات، والمستندات، والأتعاب. وشوف كم دقيقة أخذت.
• خلّ السكرتير يدخل موعد جلسة بدون ما تشرح له. إذا احتاج تدريب طويل لمهمة يومية، هذي مشكلة.
• جرّب من الجوال، لأن المحامي في المحكمة غالباً ما معه لابتوب.
• اطلب تصدير البيانات اللي أدخلتها، وشوف هل تطلع بصيغة تقدر تستخدمها فعلاً.

نص يوم من هالتجربة يكشف أكثر من أسبوع اجتماعات مع فريق المبيعات.

كيف تحوّل هالتحليل إلى «ياء»

«ياء» منصة سحابية عربية بُنيت على نفس الترتيب: إدارة القضايا، والجلسات، والفواتير، وبوابة للعميل. مو لأنها كل اللي ممكن يحتاجه مكتب، بل لأنها الأشياء اللي تضيع فعلاً. وبوابة العميل بالذات موجودة عشان المشكلة الرابعة في القائمة الأولى: العميل اللي يقدر يتابع بنفسه، ما يحتاج يتصل كل يومين. وهي من منتجات منصة أزهل الرقمية اللي يملكها عبدالله عبدالرحيم بن سنكر الكندي، وفكرتها إن مكتب المحاماة العربي يستاهل نظام يفهم شغله بلغته، مو نظام أجنبي مترجم.

سواء اخترت «ياء» أو غيرها، خذ القوائم اللي فوق واجلس مع فريقك نص ساعة. اكتبوا وش اللي ضاع آخر شهر: موعد، أو مستند، أو فاتورة. هالورقة أصدق من أي عرض تسويقي، وهي المعيار اللي تقيس فيه أي نظام تجرّبه.