عبدالله الكندي: الصورة التقنية للفوترة الإلكترونية في الأنظمة السعودية

تسأل مزوّد نظام: «نظامكم متوافق مع الفوترة الإلكترونية؟»، فيرد: «أكيد». وتنتهي المحادثة. لكن «متوافق» كلمة واسعة، وخلفها تفاصيل تقنية لو غابت، تكتشفها يوم تبلّغك الهيئة بموعد ربطك. عبدالله الكندي يبني أنظمة أعمال فيها فواتير، وفي هذي المقالة يرسم لك الصورة التقنية العامة لنظام الفوترة الإلكترونية في السعودية بلغة صاحب المنشأة. وتنبيه من البداية: هذي صورة عامة تساعدك تفهم وتسأل، والمرجع الملزم للتفاصيل والمواعيد هو اللائحة والمواصفات الفنية المنشورة في الموقع الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

مرحلتان، وكل وحدة لها معنى مختلف

المرحلة الأولى اسمها مرحلة الإصدار، وبدأ تطبيقها في ديسمبر 2021. جوهرها إن الفاتورة تصدر من نظام إلكتروني متوافق، مو بخط اليد ولا من ملف إكسل يتعدّل بحرية، وإن الفاتورة الضريبية المبسطة تحمل رمز QR. المرحلة الثانية اسمها مرحلة الربط والتكامل، وبدأت في يناير 2023 وتُطبَّق على دفعات من المنشآت تحددها الهيئة وتبلّغها مسبقاً. وفي هذي المرحلة ما يكفي إن نظامك يصدر الفاتورة، لازم يتصل بمنصة الهيئة ويتبادل معها الفواتير بصيغة وشروط محددة. ولو ما وصلك إشعار الربط بعد، فهذا وقت مناسب تتأكد إن نظامك جاهز له، مو بعد ما يوصلك.

نوعا الفاتورة: اعتماد قبل الإرسال، وإبلاغ بعده

أهم فكرة تقنية في المرحلة الثانية إن الفاتورة مو نوع واحد. الفاتورة الضريبية القياسية، اللي تصدر عادةً بين منشأة ومنشأة، تمر بما يسمّى «الاعتماد» (Clearance): نظامك يرسلها للمنصة أولاً، والمنصة تتحقق منها وتختمها، وبعدها فقط تشاركها مع المشتري. يعني الفاتورة ما تعتبر صادرة صح قبل ما ترجع معتمدة. أما الفاتورة الضريبية المبسطة، اللي تصدر عادةً للمستهلك الفرد في نقطة البيع، فتمر بـ «الإبلاغ» (Reporting): تعطيها للعميل فوراً، ونظامك يبلّغ المنصة بها خلال مدة محددة بعد إصدارها. والإشعارات الدائنة والمدينة اللي تعدّل فاتورة سابقة تتبع نفس المنطق حسب نوع الفاتورة الأصلية.

هذا الفرق له أثر عملي على تصميم النظام: في القياسية، انقطاع الاتصال بالمنصة يأخر إصدار الفاتورة، فالنظام يحتاج يتعامل مع إعادة المحاولة بذكاء. وفي المبسطة، البيع ما يتوقف، لكن النظام يحتاج طابوراً يحفظ الفواتير غير المبلّغ عنها ويرسلها أول ما يرجع الاتصال، بدون ما تضيع ولا تتكرر.

وش يصير داخل الفاتورة نفسها

الفاتورة في المرحلة الثانية مو ملف PDF جميل. أصلها ملف بيانات منظّم بصيغة XML مبنية على معيار UBL 2.1، والنسخة اللي يشوفها الإنسان مشتقة منه. وهذي العناصر التقنية اللي يتعامل معها النظام:

• معرّف فريد (UUID) لكل فاتورة، ما يتكرر أبداً.
• عدّاد فواتير متسلسل يزيد مع كل فاتورة تصدر من نفس وحدة الإصدار، بدون فجوات ولا رجوع.
• بصمة الفاتورة السابقة (hash): كل فاتورة تحمل بصمة اللي قبلها، فتتكون سلسلة مترابطة، وأي تعديل أو حذف في المنتصف يكسرها ويبان.
• ختم تشفيري: توقيع رقمي يضعه النظام بمفتاحه الخاص المرتبط بشهادة صادرة له من المنصة، يثبت مصدر الفاتورة وإنها ما تعدّلت.
• رمز QR يحمل بيانات أساسية مثل اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الفاتورة وإجماليها وضريبتها، ويُضاف له في المرحلة الثانية عناصر التوقيع.
• إمكانية مشاركة الفاتورة القياسية بصيغة PDF/A-3 تحتوي ملف XML مضمّناً داخلها، فتجمع بين القراءة البشرية والآلية.

التسجيل: نظامك يحتاج هوية عند المنصة

قبل ما يرسل نظامك أي فاتورة، لازم يتسجّل كـ «وحدة إصدار فواتير». الخطوات بالعموم: المنشأة تولّد رمز مرور لمرة واحدة (OTP) من بوابة فاتورة، ونظامك يولّد مفتاحاً خاصاً وطلب شهادة، ويرسلهما مع الرمز ليحصل على شهادة امتثال. بعدها يمر النظام بفحوصات امتثال آلية تتأكد إن فواتيره سليمة البنية والتوقيع، ثم يحصل على شهادة الإنتاج اللي يشتغل بها فعلاً. والمفتاح الخاص هنا أثمن شي في النظام: يُحفظ بحماية عالية، ولا يطلع من الخادم، ولا ينرسل في إيميل لأحد. والهيئة توفّر للمطوّرين بيئة تجريبية وأدوات للتحقق من الفواتير، فالاختبار يتم كاملاً قبل ما تلمس فاتورة حقيقية.

وانتبه لحالة شائعة: منشأة تبيع من نقطة بيع في المحل، ومن متجر إلكتروني، وتصدر فواتير الشركات من نظام محاسبة. كل نظام يصدر فواتير لازم يكون متوافقاً ومسجّلاً، وكل وحدة إصدار لها عدّادها وسلسلة بصماتها الخاصة. فقبل أي قرار، اجرد كل مكان تطلع منه فاتورة في منشأتك، لأن النظام اللي نسيته في الجرد هو اللي بيوقفك يوم الربط.

أسئلة تطرحها قبل ما تختار نظاماً أو تبنيه

• هل النظام يدعم المرحلة الثانية بالربط المباشر مع المنصة، أو يصدر فواتير المرحلة الأولى فقط؟
• كيف يتعامل مع انقطاع الاتصال؟ وين تنحفظ الفواتير المبسطة المعلّقة، وكيف تنرسل بعدين؟
• وين يُخزَّن المفتاح الخاص، ومين يقدر يوصل له؟
• هل يمكن تعديل فاتورة صدرت أو حذفها؟ الجواب الصحيح لا، والتصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين.
• كيف يتسجّل فرع جديد أو جهاز نقطة بيع جديد كوحدة إصدار؟
• هل اجتاز النظام فحوصات الامتثال في البيئة التجريبية؟ اطلب تشوف ذلك بعينك.
• هل الفاتورة تظهر بالعربية كما تطلب الأنظمة، مع إمكانية إضافة لغة ثانية؟

الصورة العامة إذن: الفاتورة صارت بيانات موقّعة ومترابطة تتبادلها مع جهة رسمية، مو ورقة تطبعها. وهذا يغيّر طريقة بناء أي نظام فيه مبيعات. وفي منصة أزهل الرقمية يتعامل عبدالله عبدالرحيم بن سنكر الكندي مع هذا النوع من المتطلبات بنفس مبدأ «الشهادة قبل الادعاء»: ما يكفي تقول «متوافق»، لازم يكون فيه اختبار يثبتها، والمرجع الأخير دائماً وثائق الهيئة الرسمية، مو ذاكرة أحد ولا مقالة.