عبدالله بن سنكر: متى تترك Excel وتنتقل إلى نظام؟ ثمان علامات

في كل منشأة تقريباً ملف اسمه شي مثل «العملاء_نهائي_٣.xlsx». فيه أعمدة ملوّنة ما أحد يتذكر وش يعني لونها، وورقة مخفية فيها معادلات، وموظف واحد هو الوحيد اللي يفهمه. عبدالله بن سنكر ما يشوف Excel عدو، بالعكس، يشوفه أداة ممتازة تبدأ فيها أغلب المشاريع. بس فيه لحظة يتحوّل فيها الملف من أداة تخدمك إلى عبء تخدمه أنت. هذا إطار يساعدك تعرف هل وصلت لهاللحظة، ووش تسوي قبل ما تنتقل.

قبل العلامات: ليش Excel يصمد كل هالوقت؟

لأنه مرن لدرجة إنك تقدر تبني فيه أي شي في دقايق، والكل يعرف يستخدمه، وما يحتاج موافقة أحد ولا ميزانية. وللتحليل السريع والحسابات والسيناريوهات ما فيه شي يبدّله بسهولة. المشكلة ما تبدأ من Excel نفسه، تبدأ لما تستخدمه كقاعدة بيانات يشتغل عليها فريق كامل، وهذا شي ما انبنى له أصلاً.

العلامات الثمان

اعطِ نفسك نقطة على كل علامة تنطبق عليك اليوم، مو اللي ممكن تنطبق بعدين:

• أكثر من شخص يعدّل على نفس الملف، وصار يصير إن تعديل واحد يمسح تعديل الثاني.
• فيه أكثر من نسخة من الملف، وكل مرة تسأل: أي وحدة الأحدث؟
• فيه بيانات لازم يشوفها شخص وما يشوفها غيره، مثل الرواتب أو الأسعار الخاصة، وأنت تحلّها بملفات منفصلة.
• صار يهمك تعرف مين غيّر قيمة معيّنة ومتى، وما تقدر.
• نفس المعلومة تنكتب بأكثر من شكل: تواريخ بصيغ مختلفة، وأسماء مدن مكتوبة بثلاث طرق، فتطلع الفلترة غلط.
• نفس البيانات تنكتب مرتين في ورقتين أو ملفين، وكل فترة تكتشف إنهم ما يتطابقون.
• فيه شخص واحد يملك الملف، ولما يغيب يتوقف الشغل أو يصير تخمين.
• تحتاج إن العميل نفسه يسوي شي، مثل يحجز أو يتابع حالة طلبه، أو تحتاج تذكير يطلع تلقائياً بدون ما أحد يتذكره.

احسب نقاطك، وخذ القرار المناسب لها

من صفر إلى نقطتين: ابقَ على Excel، بس رتّبه. حوّل البيانات إلى جداول Excel الرسمية بدل نطاقات حرة، واستخدم التحقق من صحة البيانات عشان الحقل يقبل قيم محددة بس، واحمِ الأوراق اللي فيها معادلات، وخلّ الملف في مكان سحابي مثل OneDrive أو Google Sheets بحيث يكون فيه نسخة وحدة وسجل إصدارات.

من ثلاث إلى خمس نقاط: أنت في المنطقة الوسطى. غالباً يكفيك نظام جاهز في مجالك أو قاعدة بيانات بسيطة بواجهة، تحل مشكلة التعديل المتزامن والصلاحيات بدون مشروع برمجة كامل.

وانتبه إن العلامات مو كلها بنفس الوزن. علامة الصلاحيات وعلامة «مين غيّر وش» تحديداً لها وزن أكبر من غيرها، لأنها مو مشكلة إزعاج، هي مشكلة مخاطرة: ملف رواتب مفتوح لكل الفريق، أو سعر عميل تغيّر وما أحد يعرف مين غيّره، ممكن يسبب ضرر ما ينصلح بسهولة. لو عندك وحدة من هالعلامتين بالذات، اعتبر نقاطك أعلى بنقطة. وتذكّر إن التأجيل له تكلفة ما تبان في أي فاتورة: ساعات الموظفين في التوفيق بين النسخ، والقرارات اللي تنبني على أرقام غلط، والعميل اللي ضاع طلبه بين ورقتين.

ست نقاط أو أكثر: الملف صار يكلّفك أكثر مما يوفّر، وكل شهر تأجيل يعني بيانات أكثر تحتاج تنظيف لاحقاً. هنا يجي وقت نظام حقيقي، سواء نظام قطاعي جاهز أو نظام مبني على مقاس شغلك.

ملفك هو أفضل وثيقة متطلبات عندك

أغلب الناس يدخلون على المبرمج ويشرحون من الذاكرة. بينما عندهم في الملف وصف دقيق للنظام اللي يحتاجونه: كل عمود حقل، وكل ورقة كيان، وكل لون حالة، وكل معادلة قاعدة عمل. العمود اللي اسمه «تم التواصل؟» يقول إنك تحتاج حالة متابعة. واللون الأحمر على صف معيّن يقول إن فيه تنبيه لازم يطلع تلقائياً. اقرأ ملفك بهالعين، واكتب جنب كل عمود وش يعني فعلاً، وبتطلع بنص المتطلبات من غير ما تكتب سطر جديد.

وفيه بعد شي ثاني يكشفه الملف: الأعمدة اللي ما أحد يعبّيها. لو عمود موجود من سنة وأغلب خلاياه فاضية، فهو غالباً حقل ما يحتاجه أحد، ولا لازم ينتقل للنظام الجديد. التنظيف هنا مو بس ترتيب، هو قرار عن وش يستاهل يعيش معك.

نظّف قبل ما تنقل

أي نظام جديد بيورث مشاكل البيانات القديمة لو نقلتها زي ما هي. قبل الانتقال، خصّص وقت لهالخطوات:

• صف واحد لكل سجل، وعمود واحد لكل معلومة. فك الخلايا المدمجة لأنها تخرب أي استيراد.
• أعطِ كل سجل رقم مميز ثابت، بدل ما تعتمد على الاسم اللي ممكن يتكرر.
• وحّد الصيغ: التواريخ بصيغة وحدة، والأرقام أرقام مو نص، والقيم المتكررة من قائمة محددة.
• احذف التكرار، وقرر أي نسخة هي الصحيحة لما يختلف سجلين.
• اترك نسخة من الملف الأصلي كما هو، كمرجع لو احتجت ترجع له.

وأثناء الانتقال، لا تقطع Excel في يوم. خلّ فترة قصيرة واضحة يشتغل فيها الفريق على النظام الجديد والملف القديم للقراءة فقط، وبعدها أغلق الملف رسمياً. الملف اللي يبقى مفتوح للتعديل بعد الانتقال يصير مصدر حقيقة ثاني، وترجع لنفس المشكلة.

نصيحة منصة أزهل الرقمية لأي صاحب منشأة يبي نظام: ابدأ بملف الإكسل الحالي، مو بقائمة ميزات. ورأي عبدالله عبدالرحيم بن سنكر الكندي إن الملف يقول الحقيقة عن الشغل: وش ينحفظ فعلاً، ووش يتكرر، ووين يضيع الوقت. والنظام الجيد ما يبدأ من الخيال، يبدأ من الملف اللي تعبت فيه.